Azienda collaborativa vs. azienda tradizionale

Spiegare la differenza profonda che esiste tra una azienda tradizionale ed una azienda collaborativa può rivelarsi piuttosto complesso. Si rischia costantemente di cadere in banalità o in termini abusati (comunicazione, condivisione, trasparenza…) che rappresentano solo in modo superficiale l’effetto profondo che la trasformazione collaborativa opera sull’impresa.

Una semplice metafora può essere utile per meglio chiarire come e perché la gestione collaborativa di progetti e processi rappresenta non solo uno strumento di maggiore efficienza, ma riduce anche i rischi associati all’operatività.

Il semaforo rappresenta la sovrastruttura di regolamentazione per antonomasia, ed incarna perfettamente lo spirito del funzionamento di una azienda tradizionale. Il fluire dei processi e l’avanzare dei progetti vengono rigidamente normati e gestiti attraverso l’imposizione di tempi e metodi da parte di strutture esterne o di vincoli pregressi. L’alternanza dei flussi (di traffico o informativi) non consente un reale confronto ed impedisce, di fatto, l’incontro delle parti. Naturalmente, se le regole del semaforo vengono seguite alla lettera da tutti gli elementi coinvolti (in azienda parliamo di persone, tecnologia, infrastrutture), il rischio di collisione è estremamente remoto; ma notoriamente le regole finiscono sovente per essere infrante, e le lampadine possono sempre bruciarsi. Il rischio reale da gestire riguarda la gravità degli eventi rovinosi che tendono, in situazioni rigide, ad essere estremamente distruttivi sulla strada come in azienda; è statisticamente provato che il numero di incidenti mortali in un incrocio regolato da semaforo è superiore del 90% rispetto a quelli in una rotonda.

Analogamente, in una azienda nella quale le relazioni, i flussi informativi, i processi decisionali sono ingabbiati in strutture gerarchiche ed organizzative rigidamente preordinate, il rischio di eventi potenzialmente disastrosi diventa altissimo: il minimo intoppo a livello di infrastrutture o tecnologia, come un semaforo malfunzionante, può scatenare un blocco totale nella catena del valore, e qualsiasi piccolo sgarro alle regole rischia di innescare effetti a catena devastanti. I singoli, accecati dalla fiducia nelle regole e nella direzionalità del traffico, tendono automaticamente a perdere il controllo delle proprie azioni che diventano meccaniche ed inintelligenti. La presenza del semaforo, parodia di un Big Brother che tutto vede e tutto controlla, dà l’illusione di poter evitare di pensare, e di controllare a sinistra e a destra che non si sia verificato nessun evento (un guidatore disattento, ubriaco o pirata, una lampadina bruciata, un’auto in panne) che rischi di produrre una tragica collisione.

In una rotonda, il flusso del traffico segue delle regole che consentono un fluire enormemente più flessibile delle vetture, facilitato dall’intelligenza collettiva dei conducenti. L’approccio alla guida è più consapevole ed attento grazie alla coscienza che il proprio comportamento sulla strada, e non il comportamento predeterminato di uno strumento esterno, garantirà il corretto flusso del traffico e la propria ed altrui incolumità. La comprensione delle dinamiche collettive, specialmente se facilitata da una comunicazione più immediata e trasparente (l’uso delle frecce in uscita dalla rotonda, ad esempio), consente anche di affrontare in modo efficace molte delle eventuali difficoltà che si presentino senza che per questo si rallenti eccessivamente il flusso. La scarsità di incidenti in generale, e di incidenti mortali in particolare, nelle rotonde è spesso giustificata dalla minore velocità con cui si affronta la strada, ma non viene sottolineato che la minore velocità non è una reazione al raggio di curvatura, ma alla necessità di valutare singolarmente, in qualità di individuo pensante e parte attiva di un processo complesso, le attitudini, le esigenze ed i comportamenti degli individui appartenenti al medesimo processo. In sintesi l’automobilista che entra in rotonda rallenta, raccoglie informazioni sul comportamento di tutti gli altri automobilisti, decide la strategia ed il tragitto più opportuni, ed avanza; il tutto spesso senza mai fermarsi: numerosi studi (cito ad es. uno studio della Kansas State University http://www.ksu.edu/roundabouts/) dimostrano che l’installazione di una rotonda ha avuto come effetto una riduzione nei ritardi di almeno il 20%.

Similarmente in una azienda collaborativa il flusso di informazioni e relazioni seguirà vie più flessibili, ed ogni individuo, con il bagaglio fondamentale di alcune regole di base, sarà incaricato ed invogliato a pensare, valutare e decidere la propria strategia sulla base delle informazioni in suo possesso e della comprensione che ha della strategia dell’insieme. La maggiore attenzione e controllo posti nelle attività e soprattutto la ricordata necessità di sopperire alla regolamentazione normativa con una comprensione più ampia dell’ambiente esterno consentono di evitare ingorghi e colli di bottiglia sia nel flusso delle informazioni che nel flusso delle attività, riducendo drasticamente il rischio di una frattura nella catena del valore.

Naturalmente una rotonda, per essere efficiente in termini di flusso di traffico ed efficace in termini di riduzione del rischio, deve essere correttamente progettata e dimensionata, e gli automobilisti devono essere adeguatamente formati sul funzionamento della stessa e sulle regole di base da seguire. Nello stesso modo, perché l’azienda collaborativa funzioni nel modo corretto e si traduca in uno strumento di mitigazione dei rischi e di efficienza operativa, gli strumenti utilizzati devono essere pianificati, governati e ben strutturati, e le regole di funzionamento e di comportamento degli stessi devono essere ben spiegati a tutti coloro che verranno chiamati a farne degli strumenti di lavoro e di collaborazione quotidiana.